Kosten externer Datenschutzbeauftragter: Pakete ab 147 € im Monat

Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?

Bei Datenkodex kostet ein externer Datenschutzbeauftragter ab 147 € im Monat für Unternehmen bis 19 Mitarbeitende, ab 277 € für 20 bis 49 und ab 447 € für 50 bis 249 Mitarbeitende. Ab 250 Mitarbeitenden erstellen wir ein individuelles Angebot ab 997 € im Monat. Alle Preise sind netto zuzüglich Umsatzsteuer.

Der genaue Festpreis hängt vor allem davon ab, ob Sie sensible Daten wie Gesundheitsdaten verarbeiten und wie viele Standorte Sie haben. Einen gesetzlichen Preis gibt es nicht. Am Markt rechnen die meisten Anbieter wie wir eine monatliche Pauschale ab, oft ergänzt um eine Einrichtungsgebühr, die bei uns im Paket S entfällt.

Unsere Preise: vier Pakete nach Unternehmensgröße

Die Zahl der Mitarbeitenden bestimmt das Paket. Alle Pakete enthalten dieselben Grundleistungen, der Beratungsumfang wächst mit der Größe des Unternehmens.

In allen Paketen enthalten

• Benennung als externer Datenschutzbeauftragter und Meldung an die Aufsichtsbehörde
• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten: Erstellung und laufende Pflege
• Jährliche Datenschutzprüfung mit Maßnahmenplan
• Hilfe bei Datenpannen: Bewertung, Meldung, Dokumentation
• Ansprechpartner für Aufsichtsbehörde und Betroffene
• Beratung per E-Mail und Telefon, der Umfang wächst mit dem Paket

Kosten externer Datenschutzbeauftragter: die sechs Preisfaktoren

Ein externer DSB muss die Aufgaben nach Art. 39 DSGVO erfüllen: unterrichten, beraten, die Einhaltung überwachen, bei der Datenschutz-Folgenabschätzung beraten und mit der Aufsichtsbehörde zusammenarbeiten. Wie viel Zeit das kostet, bestimmen diese Faktoren:

Hinzu kommen Branche und IT-Landschaft. Eine Arztpraxis mit Patientendaten hat andere Anforderungen als ein Handwerksbetrieb. Mehr dazu auf unserer Seite zum Datenschutz in der Arztpraxis und im Artikel zu besonderen Kategorien personenbezogener Daten.

Drei Beispiele: Wann der Aufwand klein und wann er groß ist

Die folgenden Beispiele zeigen, wie die Preisfaktoren zusammenwirken. Sie sind vereinfacht und ersetzen kein Angebot.

• Handwerksbetrieb mit 25 Beschäftigten, ein Standort: Kundendaten, Lohnabrechnung über einen Dienstleister, eine einfache Website. Wenige Verarbeitungstätigkeiten, geringes Risiko. Der laufende Aufwand ist überschaubar, sobald die Grunddokumentation steht.
• Arztpraxis oder Pflegedienst: Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO, Schweigepflicht, viele Software-Anbieter. Hier sind mehr Prüfungen, strengere technische Maßnahmen und oft eine Folgenabschätzung nötig. Der Aufwand ist höher.
• Mittelständler mit mehreren Standorten: Viele Abteilungen, Online-Shop, Bewerberportal, Videoüberwachung und Dienstleister im Ausland. Zahlreiche Verarbeitungstätigkeiten und Verträge. Der Aufwand steigt mit jeder Abteilung und jedem System.

Für alle drei gilt: Ist die Dokumentation beim Start lückenhaft, fällt am Anfang ein höherer Aufwand an. Eine gepflegte Grundlage senkt die laufenden Kosten. Einen Überblick über das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gibt der Artikel Was ist das VVT?

Abrechnungsmodelle: Pauschale, Stunde, Tag oder Einrichtung

Am Markt haben sich vier Modelle durchgesetzt. Viele Angebote kombinieren sie.

• Monatliche Pauschale: Ein fester Betrag deckt die Bestellung als DSB und einen vereinbarten Leistungsumfang ab. Vorteil: planbare Kosten.
• Abrechnung nach Stunden: Sie zahlen nur den tatsächlichen Aufwand. Das passt zu wenig Bedarf, macht die Kosten aber schwer planbar.
• Tagessätze: Bei manchen Anbietern üblich für Audits, Vor-Ort-Termine und Präsenzschulungen.
• Einrichtungspauschale: Eine einmalige Gebühr für die Bestandsaufnahme zu Beginn, also Erstaudit, Aufbau des VVT und Prüfung der Verträge.

Achten Sie bei jedem Modell auf die Vertragslaufzeit, die Kündigungsfrist und darauf, ob Stundenkontingente verfallen.

Was eine Pauschale enthalten sollte und was meist extra kostet

Eine seriöse Pauschale beschreibt genau, was enthalten ist. Diese Punkte sollten Sie im Angebot finden:

• Benennung als Datenschutzbeauftragter und Meldung der Kontaktdaten an die Aufsichtsbehörde (Art. 37 Abs. 7 DSGVO)
• Beratung der Geschäftsführung und der Beschäftigten zu Datenschutzfragen
• Prüfung und Pflege des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten
• Prüfung von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO
• Unterstützung bei Anfragen von Betroffenen, etwa Auskunft oder Löschung
• Bewertung von Datenpannen und Hilfe bei der Meldung nach Art. 33 DSGVO
• Ansprechpartner für die Aufsichtsbehörde
• Ein jährlicher Bericht zum Stand des Datenschutzes

Häufig gesondert berechnet werden:

• das Erstaudit und der erstmalige Aufbau der Dokumentation, siehe Datenschutz-Audit
• Präsenzschulungen und Vor-Ort-Termine (bei Datenkodex nicht nötig, wir schulen online)
• Datenschutz-Folgenabschätzungen, siehe Datenschutz-Folgenabschätzung
• Umfangreiche Projekte wie die Einführung neuer Software

Datenschutzbeauftragter Kosten: intern oder extern im Vergleich

Ein interner DSB wirkt auf den ersten Blick kostenlos, weil er bereits angestellt ist. Tatsächlich entstehen auch hier Kosten:

• Fachkunde: Der DSB wird auf Grundlage seiner beruflichen Qualifikation und seines Fachwissens benannt (Art. 37 Abs. 5 DSGVO). Das bedeutet Ausbildung und laufende Fortbildung.
• Ressourcen und Zeit: Das Unternehmen muss dem DSB die nötigen Ressourcen und die Mittel zur Erhaltung seines Fachwissens zur Verfügung stellen (Art. 38 Abs. 2 DSGVO). Die Arbeitszeit fehlt in der eigentlichen Aufgabe.
• Kündigungsschutz: Ist die Benennung Pflicht, darf dem internen DSB nur aus wichtigem Grund gekündigt werden, auch noch ein Jahr nach dem Ende der Tätigkeit (§ 38 Abs. 2 i.V.m. § 6 Abs. 4 BDSG).
• Interessenkonflikte: Andere Aufgaben dürfen nicht zu einem Interessenkonflikt führen (Art. 38 Abs. 6 DSGVO). Geschäftsführung oder IT-Leitung scheiden deshalb meist aus.

Ein externer DSB arbeitet auf Grundlage eines Dienstleistungsvertrags, was Art. 37 Abs. 6 DSGVO ausdrücklich erlaubt. Die Kosten sind vertraglich festgelegt, und der besondere Kündigungsschutz gilt für ihn nicht. Den ausführlichen Vergleich finden Sie unter intern oder extern.

Kosten sparen lässt sich auch über die Struktur: Eine Unternehmensgruppe darf einen gemeinsamen DSB benennen, wenn er von jeder Niederlassung aus leicht erreichbar ist (Art. 37 Abs. 2 DSGVO). Behörden und öffentliche Stellen können unter Berücksichtigung ihrer Organisationsstruktur und Größe für mehrere Stellen einen gemeinsamen DSB benennen (Art. 37 Abs. 3 DSGVO).

Was kostet es, keinen Datenschutzbeauftragten zu haben?

Wer trotz Pflicht keinen DSB benennt oder ihn der Behörde nicht meldet, verstößt gegen Art. 37 DSGVO. Dafür sieht Art. 83 Abs. 4 DSGVO Geldbußen von bis zu 10 Millionen Euro oder bis zu 2 % des weltweiten Jahresumsatzes vor, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Die konkrete Höhe richtet sich nach den Kriterien in Art. 83 Abs. 2 DSGVO, etwa Schwere, Dauer und Kooperation.

Auch formale Fehler kosten Geld: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz verhängte 2019 gegen die Facebook Germany GmbH ein Bußgeld von 51.000 Euro, weil der benannte Datenschutzbeauftragte der Behörde nicht gemeldet worden war (28. Tätigkeitsbericht Datenschutz 2019 des HmbBfDI).

Teurer als ein Bußgeld sind oft die Folgen fehlender Beratung: eine zu spät gemeldete Datenpanne, Schadensersatzforderungen nach Art. 82 DSGVO oder Nachfragen von Kunden, die einen Nachweis verlangen. Ob Sie überhaupt einen DSB brauchen, klärt unsere Seite Datenschutzbeauftragter Pflicht. Wie Behörden Bußgelder bemessen, erklärt der Artikel zur Berechnung der Bußgeldhöhe.

Angebote vergleichen: fünf Fragen an jeden Anbieter

Ein niedriger Monatspreis sagt wenig, wenn die Hälfte der Leistungen extra kostet. Stellen Sie jedem Anbieter diese Fragen:

1. Welche Leistungen sind in der Pauschale enthalten, welche nicht?
2. Wie wird die Fachkunde nachgewiesen, etwa durch eine Zertifizierung?
3. Wie schnell ist der DSB bei einer Datenpanne erreichbar?
4. Gibt es feste Ansprechpartner oder wechselnde Berater?
5. Welche Laufzeit und Kündigungsfrist gelten?

Die Aufgaben des DSB im Detail beschreibt der Artikel zur Rolle des Datenschutzbeauftragten.

Festpreis-Angebot in vier Angaben

Nennen Sie uns Mitarbeiterzahl, Branche, sensible Daten und Standorte. Wir prüfen die Angaben und schicken Ihnen ein schriftliches Angebot mit festem Monatspreis. Lieber persönlich? Dann vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch oder rufen an: 089 / 2000 1420.