Das Auskunftsrecht ist ein starkes Recht, aber es ist nicht grenzenlos. In eng begrenzten Fällen darf der Verantwortliche einen Auskunftsantrag ablehnen oder einschränken.
Ablehnungsgründe nach DSGVO:
Offenkundig unbegründete oder exzessive Anträge (Art. 12 Abs. 5 S. 2 DSGVO): Der Verantwortliche kann die Auskunft verweigern oder ein angemessenes Entgelt verlangen, wenn Anträge offenkundig unbegründet oder - insbesondere bei häufiger Wiederholung - exzessiv sind. Die Beweislast für das Vorliegen dieser Voraußetzungen liegt beim Verantwortlichen.
Rechte Dritter (Art. 15 Abs. 4 DSGVO): Das Recht auf Kopie darf die Rechte und Freiheiten anderer Personen (z.B. Geschäftsgeheimnisse, Urheberrechte, Datenschutzrechte Dritter) nicht beeinträchtigen. Dies berechtigt allerdings nach der DSK nicht zu einer vollständigen Auskunftsverweigerung, sondern nur zur Schwärzung oder Auslassung der betreffenden Teile.
Zusätzliche Ablehnungsgründe nach BDSG (Paragraph 34):
Sicherheitsbedenken: Kein Auskunftsrecht, wenn die Daten Sicherheitsbehörden übermittelt wurden und die Auskunft die öffentliche Sicherheit gefährden würde (Paragraph 33, 34 Abs. 1 BDSG).
Aufbewahrungsdaten: Kein Auskunftsrecht bei Daten, die nur aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsvorschriften oder außchließlich zu Datensicherungs-/Datenschutzkontrollzwecken gespeichert sind - sofern die Auskunft einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde (Paragraph 34 Abs. 1 BDSG).
Nicht automatisierte Verarbeitung: Bei nicht automatisiert verarbeiteten Daten besteht das Auskunftsrecht nur, wenn die betroffene Person Angaben macht, die das Auffinden der Daten ermöglichen, und der Aufwand zumutbar ist (Paragraph 34 Abs. 4 BDSG).
Wichtig: Eine Ablehnung muss stets begründet werden (Art. 12 Abs. 4 DSGVO, Paragraph 34 Abs. 2 BDSG). Der Verantwortliche muss zudem auf das Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde und den gerichtlichen Rechtsbehelf hinweisen.