Ja. Behörden, Kommunen und andere öffentliche Stellen müssen Anträge auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und die übrigen Betroffenenrechte genauso bearbeiten wie Unternehmen: unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats und kostenlos (Art. 12 DSGVO). Gesetzliche Ausnahmen gibt es für Bundesbehörden in den §§ 32 bis 37 BDSG und für Landesbehörden und Kommunen in den Landesdatenschutzgesetzen. Wer sich darauf beruft, muss das begründen und dokumentieren.
Welche Regeln gelten für welche Stelle?
Die DSGVO gilt auch für den öffentlichen Bereich. Ihre Öffnungsklausel in Art. 23 DSGVO erlaubt aber Einschränkungen durch Gesetz, etwa zum Schutz der öffentlichen Sicherheit, der Strafverfolgung oder wichtiger Ziele des öffentlichen Interesses.
- Öffentliche Stellen des Bundes: Es gelten die §§ 32 bis 37 BDSG.
- Behörden der Länder und Kommunen: Es gilt das jeweilige Landesdatenschutzgesetz, etwa das Bayerische Datenschutzgesetz. Das BDSG gilt für sie nur, soweit kein Landesgesetz besteht (§ 1 Abs. 1 BDSG).
- Spezialgesetze gehen vor, etwa im Sozialrecht, im Melderecht oder im Steuerrecht.
Prüfen Sie deshalb bei jedem Antrag zuerst, welches Gesetz für Ihre Stelle gilt.
Die wichtigsten Einschränkungen im BDSG
| Recht | Vorschrift | Kern der Einschränkung |
|---|---|---|
| Information bei Zweckänderung | § 32 BDSG | entfällt unter anderem, wenn sie die Aufgabenerfüllung oder die öffentliche Sicherheit gefährden würde |
| Information bei Dritterhebung | § 33 BDSG | ähnliche Gründe; bei Übermittlung an Nachrichtendienste nur mit deren Zustimmung |
| Auskunft | § 34 BDSG | entfällt, soweit auch die Information entfällt oder die Daten nur wegen Aufbewahrungspflichten gespeichert sind und die Auskunft unverhältnismäßig wäre |
| Löschung | § 35 BDSG | Einschränkung statt Löschung bei unverhältnismäßigem Aufwand in nicht automatisierten Akten |
| Widerspruch | § 36 BDSG | entfällt, wenn ein zwingendes öffentliches Interesse überwiegt oder eine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet |
Das Widerspruchsrecht gegen Direktwerbung (Art. 21 Abs. 2 DSGVO) bleibt unberührt. Die Landesgesetze enthalten meist ähnliche, im Detail aber abweichende Regeln.
Widerspruch gegen Verarbeitungen im öffentlichen Interesse
Behörden verarbeiten Daten meist zur Erfüllung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO). Gegen diese Verarbeitung können Betroffene aus Gründen ihrer besonderen Situation widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Verpflichtet ein Gesetz Sie zur Verarbeitung, etwa zur Führung eines Registers, greift der Widerspruch regelmäßig nicht. Teilen Sie das der Person mit Begründung mit.
Wenn Sie keine Auskunft geben
Verweigert eine Stelle des Bundes die Auskunft, dokumentiert sie die Gründe (§ 34 Abs. 2 BDSG). Die Ablehnung ist gegenüber der Person zu begründen, außer die Begründung würde den Zweck gefährden. Auf Verlangen der Person ist die Auskunft dann der oder dem Bundesbeauftragten für den Datenschutz zu erteilen, sofern die zuständige oberste Bundesbehörde nicht im Einzelfall eine Gefährdung der Sicherheit des Bundes oder eines Landes feststellt (§ 34 Abs. 3 BDSG).
Auskunft nach DSGVO oder Informationsfreiheitsgesetz?
Im öffentlichen Bereich treffen zwei Ansprüche aufeinander. Art. 15 DSGVO gibt Auskunft über die eigenen Daten der antragstellenden Person. Die Informationsfreiheitsgesetze gewähren Zugang zu amtlichen Informationen, oft mit eigenen Fristen, Gebühren und Ausnahmen. Ordnen Sie jeden Antrag zuerst richtig ein. Im Zweifel prüfen Sie beide Ansprüche.
So bearbeiten öffentliche Stellen Betroffenenanfragen
- Eingang mit Datum erfassen, Monatsfrist notieren (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).
- Identität prüfen, wenn begründete Zweifel bestehen (Art. 12 Abs. 6 DSGVO).
- Anwendbares Gesetz und mögliche Einschränkungen prüfen.
- Daten in allen Fachverfahren und Akten suchen.
- Antworten, bei Einschränkungen mit Begründung und Hinweis auf Beschwerde und Klage (Art. 12 Abs. 4 DSGVO).
- Vorgang und Gründe dokumentieren.
Was droht bei Verstößen?
Gegen Behörden und öffentliche Stellen des Bundes werden keine Geldbußen verhängt (§ 43 Abs. 3 BDSG). Auch die Landesgesetze schließen Bußgelder gegen öffentliche Stellen weitgehend aus. Die Aufsichtsbehörde kann aber Verwarnungen und Anordnungen aussprechen (Art. 58 Abs. 2 DSGVO), Betroffene können klagen und Schadensersatz verlangen (Art. 79, 82 DSGVO).
Typische Fehler
- Ein Auskunftsersuchen wird als Antrag nach dem Informationsfreiheitsgesetz behandelt und mit Gebühren belegt.
- Einschränkungen werden pauschal behauptet, ohne Begründung und Dokumentation.
- Die Fachverfahren einzelner Ämter werden bei der Suche vergessen.
Behörden und öffentliche Stellen müssen einen Datenschutzbeauftragten benennen, ausgenommen Gerichte in ihrer justiziellen Tätigkeit (Art. 37 Abs. 1 lit. a DSGVO). Mehr dazu auf der Seite Wann ist ein Datenschutzbeauftragter Pflicht?. Die Anforderungen an eine vollständige Antwort auf ein Auskunftsersuchen gelten für Behörden ebenso.