Die Zuläßigkeit hängt maßgeblich davon ab, ob die private E-Mail-Nutzung erlaubt ist oder nicht.
Privatnutzung verboten: Ist die private Nutzung dienstlicher E-Mail-Systeme verboten, kann der Arbeitgeber dienstliche E-Mails grundsätzlich einsehen. Die Rechtsgrundlage ist Paragraph 26 Abs. 1 S. 1 BDSG (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen des Arbeitgebers). Allerdings muss auch hier der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit gewahrt werden: Eine permanente, verdachtsunabhängige Überwachung ist nicht zuläßig. Stichprobenartige oder anlassbezogene Kontrollen sind eher vertretbar.
Privatnutzung erlaubt oder geduldet: In diesem Fall wird der Arbeitgeber nach Auffassung vieler Aufsichtsbehörden zum Anbieter von Telekommunikationsdiensten, und das Fernmeldegeheimnis (Paragraph 3 TDDDG) greift. Der Arbeitgeber darf dann grundsätzlich keine privaten E-Mails lesen. Da eine Trennung zwischen privaten und dienstlichen E-Mails technisch schwierig ist, sind die Kontrollmöglichkeiten stark eingeschränkt.
Empfehlung der DSK (OH E-Mail und Internet am Arbeitsplatz, 2016): Arbeitgeber sollten eine klare betriebliche Regelung (Betriebsvereinbarung oder Richtlinie) schaffen, die festlegt, ob Privatnutzung erlaubt ist, in welchem Umfang Kontrollen stattfinden und unter welchen Voraußetzungen der Arbeitgeber Zugriff nehmen darf. Die Einwilligung der Beschäftigten in Kontrollmassnahmen kann dies erleichtern. Ein Muster für eine Betriebsvereinbarung ist der OH beigefügt.
Bei Abwesenheit: Der Zugriff auf das E-Mail-Postfach eines abwesenden Mitarbeiters (z.B. bei Krankheit) sollte durch eine Abwesenheitsvertretungsregelung gelöst werden - nicht durch Zugriff auf das Postfach. Technische Lösungen wie automatische Weiterleitungen oder gemeinsame Postfächer für geschäftsrelevante Themen sind vorzuziehen.