Die Zulässigkeit hängt maßgeblich davon ab, ob die private E-Mail-Nutzung erlaubt ist oder nicht.
Privatnutzung verboten
Ist die private Nutzung dienstlicher E-Mail-Systeme verboten, kann der Arbeitgeber dienstliche E-Mails grundsätzlich einsehen. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen des Arbeitgebers). Allerdings muss auch hier der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit gewahrt werden: Eine permanente, verdachtsunabhängige Überwachung ist nicht zulässig. Stichprobenartige oder anlassbezogene Kontrollen sind eher vertretbar.
Privatnutzung erlaubt oder geduldet
In diesem Fall wird der Arbeitgeber nach Auffassung vieler Aufsichtsbehörden zum Anbieter von Telekommunikationsdiensten, und das Fernmeldegeheimnis (§ 3 TDDDG) greift. Das ist umstritten, Arbeitsgerichte sehen es teilweise anders. Der Arbeitgeber darf dann grundsätzlich keine privaten E-Mails lesen. Da eine Trennung zwischen privaten und dienstlichen E-Mails technisch schwierig ist, sind die Kontrollmöglichkeiten stark eingeschränkt.
Empfehlung der DSK (OH E-Mail und Internet am Arbeitsplatz, 2016)
Arbeitgeber sollten eine klare betriebliche Regelung (Betriebsvereinbarung oder Richtlinie) schaffen, die festlegt, ob Privatnutzung erlaubt ist, in welchem Umfang Kontrollen stattfinden und unter welchen Voraussetzungen der Arbeitgeber Zugriff nehmen darf. Die Einwilligung der Beschäftigten in Kontrollmaßnahmen kann dies erleichtern. Ein Muster für eine Betriebsvereinbarung ist der OH beigefügt.
Bei Abwesenheit
Der Zugriff auf das E-Mail-Postfach eines abwesenden Mitarbeiters (z. B. bei Krankheit) sollte durch eine Abwesenheitsvertretungsregelung gelöst werden, nicht durch Zugriff auf das Postfach. Technische Lösungen wie automatische Weiterleitungen oder gemeinsame Postfächer für geschäftsrelevante Themen sind vorzuziehen.
Eine Datenschutzschulung macht Beschäftigten und Führungskräften die Regeln zur E-Mail-Nutzung bekannt.