Verlangt eine Person die Einschränkung nach Art. 18 DSGVO, sperren Sie ihre Daten: Sie dürfen sie weiter speichern, aber grundsätzlich nicht mehr nutzen. Das gilt etwa, solange Sie die Richtigkeit bestrittener Daten prüfen oder über einen Widerspruch entscheiden. Sie setzen die Sperre unverzüglich um, spätestens innerhalb eines Monats, informieren Empfänger und benachrichtigen die Person, bevor Sie die Sperre aufheben.
Was bedeutet Einschränkung?
Einschränkung ist die Markierung gespeicherter Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken (Art. 4 Nr. 3 DSGVO). Früher sprach man von Sperrung. Die Daten bleiben vorhanden, sind aber für den normalen Betrieb tabu. Das ist ein Mittelweg zwischen Weiterverarbeitung und Löschung.
Wann können Betroffene die Einschränkung verlangen?
Art. 18 Abs. 1 DSGVO nennt vier Fälle:
| Fall | Beispiel aus dem Unternehmen | Dauer der Sperre |
|---|---|---|
| a) Richtigkeit bestritten | Ein Kunde bestreitet eine offene Forderung in Ihrem System | bis Sie die Richtigkeit geprüft haben |
| b) Verarbeitung unrechtmäßig, Person will keine Löschung | Ein Bewerber will seine Daten als Beweis für eine Diskriminierungsklage erhalten wissen | bis die Person anderes verlangt |
| c) Sie brauchen die Daten nicht mehr, die Person aber für Rechtsansprüche | Aufnahmen einer Videoüberwachung, die ein Kunde für einen Unfallstreit braucht | bis die Ansprüche geklärt sind |
| d) Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 eingelegt | Ein Beschäftigter widerspricht einer Auswertung aus berechtigtem Interesse | bis feststeht, ob Ihre Gründe überwiegen |
Was dürfen Sie mit gesperrten Daten noch tun?
Nach Art. 18 Abs. 2 DSGVO nur:
- speichern,
- mit Einwilligung der Person verarbeiten,
- zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen verarbeiten,
- zum Schutz der Rechte anderer Personen verarbeiten,
- aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses verarbeiten.
Werbung, Auswertungen oder Weitergaben an Dienstleister für andere Zwecke sind in dieser Zeit ausgeschlossen.
Wie setzen Sie die Sperre technisch um?
Die DSGVO schreibt kein Verfahren vor. EG 67 DSGVO nennt Beispiele. Üblich sind:
- ein Sperrvermerk im CRM oder ERP, der den Datensatz für Marketing, Mahnläufe oder Exporte ausschließt,
- das Verschieben in ein Archiv mit eingeschränktem Zugriff,
- das Entfernen von Inhalten von einer Website,
- Rechte so setzen, dass nur wenige Personen zugreifen können.
Wichtig ist, dass die Sperre im System sichtbar ist. Eine Notiz in einer E-Mail reicht nicht.
Einschränkung statt Löschung nach dem BDSG
In zwei Fällen tritt die Einschränkung an die Stelle der Löschung: wenn eine Löschung bei nicht automatisierter Verarbeitung nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist und das Interesse der Person an der Löschung gering ist (§ 35 Abs. 1 BDSG), und wenn satzungsgemäße oder vertragliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen (§ 35 Abs. 3 BDSG). Auch bei gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sperren Sie Daten praktisch für alles außer der Aufbewahrung.
Frist, Identität und Antwort
Sie handeln unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). In den Fällen a und d sollte die Sperre sofort greifen, weil sonst der Streitgegenstand weiter genutzt wird. Bei begründeten Zweifeln an der Identität fragen Sie nach (Art. 12 Abs. 6 DSGVO). Bestätigen Sie die Sperre schriftlich.
Empfänger, denen Sie die Daten offengelegt haben, informieren Sie über die Einschränkung, soweit das nicht unmöglich oder unverhältnismäßig ist (Art. 19 DSGVO). Heben Sie die Sperre auf, etwa weil die Prüfung abgeschlossen ist, unterrichten Sie die Person vorher (Art. 18 Abs. 3 DSGVO).
Wann dürfen Sie ablehnen?
Wenn keiner der vier Fälle vorliegt. Ein Beispiel: Ein Kunde verlangt Sperrung, bestreitet aber nichts und hat nicht widersprochen. Begründen Sie die Ablehnung und weisen Sie auf das Beschwerderecht hin (Art. 12 Abs. 4 DSGVO). Prüfen Sie aber, ob der Antrag eigentlich ein Löschungsantrag oder ein Widerspruch ist.
Dokumentation und typische Fehler
Halten Sie fest, welcher Fall vorlag, wann gesperrt und wann entsperrt wurde und wen Sie informiert haben.
Häufige Fehler:
- Die Sperre gilt nur im CRM, der Newsletter-Dienst verschickt weiter.
- Die Sperre wird nach der Prüfung stillschweigend aufgehoben.
- Statt zu sperren, wird gelöscht, obwohl die Person die Daten als Beweis braucht.
Welche Daten Sie ganz löschen müssen, erklärt der Artikel zum Recht auf Löschung. Ob Ihre Systeme Daten zuverlässig sperren können, lässt sich in einem Datenschutz-Audit prüfen.