Meldet eine Person, dass Daten über sie falsch oder unvollständig sind, müssen Sie diese unverzüglich berichtigen oder vervollständigen (Art. 16 DSGVO). Spätestens nach einem Monat muss die Antwort vorliegen (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Sie prüfen, ob die Angabe tatsächlich falsch ist, informieren Empfänger über die Korrektur (Art. 19 DSGVO) und dokumentieren den Vorgang. Ist die Richtigkeit streitig, sperren Sie die Daten für die Dauer der Prüfung.
Was umfasst das Recht auf Berichtigung?
Art. 16 DSGVO hat zwei Teile:
- Berichtigung: Unrichtige Daten werden korrigiert, etwa ein falsch geschriebener Name, eine alte Anschrift oder eine falsch gebuchte Zahlung.
- Vervollständigung: Unvollständige Daten werden ergänzt, wenn das für den Zweck der Verarbeitung nötig ist. Das kann auch durch eine ergänzende Erklärung der Person geschehen.
Das Recht ergänzt den Grundsatz der Richtigkeit (Art. 5 Abs. 1 lit. d DSGVO). Sie müssen falsche Daten also auch ohne Antrag korrigieren, sobald Sie davon erfahren.
Tatsachen oder Bewertungen?
Berichtigen lassen sich nur Tatsachen. Ob eine Anschrift stimmt, lässt sich prüfen. Eine Leistungsbeurteilung, eine Notiz im Bewerbungsgespräch oder eine Bonitätseinschätzung ist dagegen ein Werturteil. Ein solches Urteil müssen Sie nicht ändern, nur weil die Person anderer Meinung ist. Beruht die Bewertung aber auf falschen Tatsachen, etwa einer falsch erfassten Fehlzeit, korrigieren Sie die Tatsache und prüfen die Bewertung neu. Eine Stellungnahme der Person können Sie zur Akte nehmen.
So bearbeiten Sie einen Berichtigungsantrag
- Antrag erfassen: mit Eingangsdatum und Frist.
- Identität prüfen: nur bei begründeten Zweifeln (Art. 12 Abs. 6 DSGVO). Bei einer Adressänderung im Kundenkonto reicht meist die Anmeldung im Konto.
- Richtigkeit prüfen: Fordern Sie nur Nachweise an, die Sie wirklich brauchen. Für eine Namensänderung nach Heirat genügt oft eine kurze Bestätigung, eine Kopie der Heiratsurkunde ist selten nötig.
- Während der Prüfung sperren: Bestreitet die Person die Richtigkeit, kann sie verlangen, dass Sie die Daten bis zur Klärung einschränken (Art. 18 Abs. 1 lit. a DSGVO).
- Korrigieren: in allen Systemen, auch in Kopien, Exporten und bei Dienstleistern.
- Empfänger informieren: Wem Sie die Daten offengelegt haben, teilen Sie die Berichtigung mit, soweit das nicht unmöglich oder unverhältnismäßig ist. Auf Verlangen nennen Sie der Person diese Empfänger (Art. 19 DSGVO).
- Antworten und dokumentieren.
Beispiele aus Unternehmen
Online-Shop: Ein Kunde meldet eine falsche Lieferadresse. Sie ändern sie im Shop, im Warenwirtschaftssystem und beim Versanddienstleister.
Personalabteilung: Eine Beschäftigte weist nach, dass ein Urlaubstag als unentschuldigte Fehlzeit erfasst wurde. Sie korrigieren die Zeiterfassung und prüfen, ob darauf eine Abmahnung beruht.
Forderungsmanagement: Ein Kunde bestreitet eine offene Rechnung. Sie sperren den Datensatz für Mahnläufe, bis die Sache geklärt ist. Haben Sie die Forderung schon an eine Auskunftei gemeldet und war sie unberechtigt, informieren Sie die Auskunftei über die Berichtigung.
Wann dürfen Sie ablehnen?
Wenn die Daten richtig sind oder es sich um ein Werturteil handelt. Auch wenn Sie ein Dokument unverändert aufbewahren müssen, etwa eine versandte Rechnung, bleibt das Original bestehen. Sie können dann eine Korrektur ergänzen. Begründen Sie jede Ablehnung und weisen Sie auf das Beschwerderecht hin (Art. 12 Abs. 4 DSGVO).
Frist und Kosten
Art. 16 DSGVO verlangt eine Berichtigung "unverzüglich". Die Monatsfrist des Art. 12 Abs. 3 DSGVO ist die äußerste Grenze, keine Regelfrist. Einfache Korrekturen erledigen Sie sofort. Die Bearbeitung ist kostenlos (Art. 12 Abs. 5 DSGVO).
Typische Fehler
- Die Adresse wird im CRM geändert, der alte Datensatz im Newsletter-Tool bleibt.
- Für eine einfache Korrektur wird eine Ausweiskopie verlangt.
- Werturteile werden auf Druck geändert, obwohl sie sachlich begründet sind.
- Empfänger werden nicht informiert, der Fehler taucht immer wieder auf.
Dokumentation
Halten Sie fest, was beantragt wurde, welche Nachweise vorlagen, was Sie geändert haben und wen Sie informiert haben. Das hilft auch, wenn die Person später Auskunft verlangt.
Wie Sie Daten während einer Prüfung sperren, erklärt der Artikel zum Recht auf Einschränkung. Datenkodex unterstützt als externer Datenschutzbeauftragter dabei, solche Abläufe im Unternehmen festzulegen.