Für einen Newsletter brauchen Sie eine vorherige, ausdrückliche und nachweisbare Einwilligung jedes Empfängers. In der Praxis heißt das: schlankes Anmeldeformular, klarer Einwilligungstext, Double-Opt-in mit sauberer Protokollierung und eine Abmeldung, die mit einem Klick funktioniert. Öffnungs- und Klicktracking sowie der Versanddienstleister brauchen eine eigene Prüfung.
Die rechtliche Grundlage in zwei Sätzen
Werbung per E-Mail ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten ist eine unzumutbare Belästigung (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG). Datenschutzrechtlich stützen Sie den Versand auf die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die freiwillig, informiert, für den bestimmten Fall und unmissverständlich sein muss (Art. 4 Nr. 11 DSGVO).
Seit dem 28.05.2022 steht die E-Mail-Werbung in § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG. Ältere Texte nennen dafür noch Nr. 3. Die Ausnahme für Bestandskunden nach § 7 Abs. 3 UWG behandeln wir im Artikel zu den Regeln für E-Mail-Marketing.
Das Anmeldeformular
Pflichtfeld ist nur die E-Mail-Adresse. Mehr brauchen Sie für den Versand nicht (Datenminimierung, Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Ein Vorname für die persönliche Anrede kann ein freiwilliges Feld sein.
Direkt am Formular informieren Sie nach Art. 13 DSGVO:
- wer den Newsletter verschickt,
- welche Inhalte kommen (etwa Angebote, Produktneuheiten, Veranstaltungen) und wie oft,
- ob Sie Öffnungen und Klicks auswerten,
- dass die Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann (Art. 7 Abs. 3 DSGVO),
- wo die vollständigen Datenschutzhinweise stehen.
Eine Checkbox für die Einwilligung darf nicht vorausgewählt sein. Ein bereits angekreuztes Kästchen ist keine Einwilligung (Erwägungsgrund 32 DSGVO; für Cookies ebenso EuGH, Urteil vom 01.10.2019, C-673/17, Planet49). Steht die Einwilligung in einem Formular mit anderen Inhalten, etwa bei der Bestellung, muss sie klar davon abgesetzt sein (Art. 7 Abs. 2 DSGVO).
Koppelung, Gewinnspiele und Rabatte
Ob eine Einwilligung freiwillig ist, hängt nach Art. 7 Abs. 4 DSGVO auch davon ab, ob ein Vertrag von ihr abhängig gemacht wird. Ein Online-Shop darf die Bestellung also nicht an die Newsletter-Anmeldung knüpfen. Ein Pflichthäkchen beim Kauf scheidet aus.
Bei Gewinnspielen und Anmelderabatten ist die Lage weniger eindeutig. Ob eine Teilnahme oder ein Gutschein als Gegenleistung für die Anmeldung zulässig ist, wird unterschiedlich beurteilt. Sicher ist: Die Werbeeinwilligung muss eine eigene, nicht vorausgewählte Erklärung sein, und Teilnahmebedingungen müssen klar erkennbar sein (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 DDG).
Double-Opt-in und Bestätigungs-E-Mail
Nach der Anmeldung schicken Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit Link. Erst nach dem Klick kommt die Adresse in den Verteiler. Die Aufsichtsbehörden halten dieses Double-Opt-in für elektronische Einwilligungen für geboten (DSK, Orientierungshilfe Werbung, Februar 2022).
Der Bundesgerichtshof hat entschieden: Wer seine Adresse im Double-Opt-in bestätigt hat und später bestreitet, eingewilligt zu haben, muss das darlegen (BGH, Urteil vom 10.02.2011, I ZR 164/09). Für Telefonwerbung beweist die Bestätigungs-E-Mail dagegen nichts.
Halten Sie die Bestätigungs-E-Mail frei von Werbung. Bis zum Klick liegt noch keine bestätigte Einwilligung vor.
Was Sie protokollieren sollten
Eine gespeicherte IP-Adresse allein genügt als Nachweis nicht. Die Aufsichtsbehörden verlangen, dass die Einwilligung vollständig nachweisbar ist, auch im Wortlaut (Art. 7 Abs. 1 DSGVO).
| Schritt | Pflicht | Nachweis |
|---|---|---|
| Anmeldung | nur E-Mail als Pflichtfeld, Information nach Art. 13 DSGVO | Zeitpunkt, Formular oder Quelle, Version des Einwilligungstextes |
| Bestätigung | Double-Opt-in, keine Werbung in der Mail | Versandzeitpunkt der Bestätigungs-E-Mail, Zeitpunkt des Klicks |
| Versand | Absender erkennbar, Abmeldemöglichkeit in jeder Ausgabe | Versandprotokoll der Software |
| Tracking | eigene Einwilligung oder abgeschaltet | Einwilligungstext und Zeitpunkt |
| Abmeldung | sofort umsetzen | Zeitpunkt der Abmeldung |
Nach einem Widerruf müssen Sie die Einwilligung weiterhin nachweisen können. Die Aufsichtsbehörden orientieren sich dabei an den regelmäßigen Verjährungsfristen von drei Jahren (§ 31 Abs. 2 Nr. 1 OWiG, § 195 BGB). Weisen Sie bei der Anmeldung darauf hin, dass der Nachweis so lange aufbewahrt wird.
Öffnungs- und Klicktracking
Viele Newsletter-Programme messen, wer eine Mail öffnet und welche Links er klickt. Dafür wird ein Zählpixel geladen oder jeder Link mit einer Kennung versehen. Der Europäische Datenschutzausschuss wendet auf Tracking-Pixel in E-Mails die Regel zum Schutz der Endeinrichtung an (Art. 5 Abs. 3 ePrivacy-Richtlinie, Leitlinien 2/2023). In Deutschland setzt § 25 Abs. 1 TDDDG diese Regel um.
Für personenbezogenes Tracking brauchen Sie deshalb eine Einwilligung, die die Auswertung ausdrücklich nennt. Am einfachsten ist ein eigener Satz im Einwilligungstext oder eine zweite Checkbox. Wer darauf verzichten will, schaltet das Tracking in der Software ab.
Versanddienstleister und US-Anbieter
Ein Newsletter-Tool verarbeitet Ihre Empfängerliste in Ihrem Auftrag. Sie brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Sitzt der Anbieter in den USA, prüfen Sie, ob er unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist. Dann gilt der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023 (Art. 45 DSGVO). Ohne Zertifizierung brauchen Sie andere Garantien, etwa Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).
Abmeldung, Widerspruch und Sperrliste
Jede Ausgabe braucht eine gültige Adresse oder einen Link zur Abmeldung, ohne Kosten außer den üblichen Übermittlungskosten (§ 7 Abs. 2 Nr. 3 lit. c UWG). Absender und werblicher Charakter dürfen in Kopf- und Betreffzeile nicht verschleiert werden (§ 6 Abs. 2 DDG). Der Widerruf muss so einfach sein wie die Anmeldung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Aufsichtsbehörden empfehlen die Abmeldung mit einem Klick, ohne Pflichtfrage nach dem Grund. Auch eine formlose Antwort-Mail ist eine wirksame Abmeldung.
Nach der Abmeldung löschen Sie die Adresse aus dem Verteiler und behalten nur den Nachweis. Eine Werbesperrliste halten die Aufsichtsbehörden nur dort für zulässig, wo die Werbung auf berechtigtem Interesse beruht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), etwa bei Bestandskunden. Dann sichert sie den Widerspruch nach Art. 21 Abs. 2 und 3 DSGVO ab.
Sonderfälle
Auch Newsletter an Unternehmen brauchen eine Einwilligung. § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG spricht vom Adressaten und unterscheidet nicht nach Verbrauchern. Ein B2B-Software-Anbieter, der Ansprechpartner aus Messegesprächen anschreibt, braucht also deren Einwilligung. Eine E-Mail-Adresse mit dem Namen des Ansprechpartners ist zudem ein personenbezogenes Datum.
Ein Verein, der auf seiner Website einen Newsletter für Interessierte anbietet und darin für Kurse wirbt, braucht dieselbe Anmeldestrecke wie ein Unternehmen. Mehr zu Vereinen finden Sie unter Datenschutz im Verein.
Der EuGH hat am 13.11.2025 entschieden, dass auch ein Newsletter mit informativem Inhalt Direktwerbung ist, wenn er zu kostenpflichtigen Angeboten hinführen soll (C-654/23, Inteligo Media). Ein kostenloses Nutzerkonto, dessen Kosten in ein Bezahlangebot eingerechnet sind, kann danach ein Verkauf im Sinne der Bestandskundenausnahme sein. Greift diese Ausnahme, ist Art. 6 DSGVO nicht zusätzlich zu prüfen.
Checkliste für Ihren Newsletter
- Nur die E-Mail-Adresse als Pflichtfeld
- Einwilligungstext mit Absender, Inhalten, Häufigkeit, Tracking und Widerruf
- Keine vorausgewählte Checkbox, keine Koppelung an Bestellungen
- Double-Opt-in aktiv, Bestätigungs-E-Mail ohne Werbung
- Protokoll mit Zeitpunkten und Textversion, auch nach Abmeldung abrufbar
- Tracking nur mit Einwilligung oder abgeschaltet
- Auftragsverarbeitungsvertrag und Prüfung der Drittlandübermittlung
- Abmeldelink in jeder Ausgabe, Abmeldung sofort wirksam
- Eintrag im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Datenkodex unterstützt als externer Datenschutzbeauftragter Unternehmen dabei, Anmeldestrecke, Protokolle und Newsletter-Tool zu prüfen. Wie das digital abläuft, zeigt das Datenschutz-Audit.